1. Proforma Invoice Nedir?
Proforma Invoice (Proforma Fatura), bağlayıcı olmayan bir teklif veya ön fatura niteliğindedir.
- Sipariş öncesi hazırlanır
- Satış niyeti ve şartlarını gösterir
- Müşteriye bilgi verme ve ödeme için kullanılır
Özellikleri:
✅ Fatura numarası olmayabilir (Referans numarası kullanılabilir)
✅ Mal sevkiyatı yapılmaz, teklif amaçlıdır
✅ Genellikle “Proforma Invoice” başlığı taşır
✅ Gümrük işlemlerinde kullanılmaz (istisna bazı ülkeler hariç)
✅ Müşteri bu belgeye göre ödeme yapabilir veya sipariş teyidi verir
🎯 Özetle: “Satış öncesi teklif” belgesidir.
2. Commercial Invoice Nedir?
Commercial Invoice (Ticari Fatura), ürün gönderildikten sonra hazırlanan ve satış işleminin resmi ve bağlayıcı belgesidir.
- Sevkiyatla birlikte hazırlanır
- Yasal ve muhasebesel belge niteliğindedir
- Gümrük işlemlerinde zorunlu kullanılır
- Ödeme işlemleri bu belgeye göre yapılır
- Fatura numarası ve tarih içerir
Özellikleri:
✅ “Commercial Invoice” başlığı taşır
✅ Fatura numarası ve tarih mutlaka bulunur
✅ Gümrük beyanı için temel belgedir
✅ Ürünün kesin satış bedelini ve satış şartlarını gösterir
✅ Ödeme ve teslim şekli belirtilir
🎯 Özetle: “Resmi satış ve gümrük faturasıdır.”
3. Proforma vs. Commercial Fark Tablosu
| Özellik | Proforma Invoice | Commercial Invoice |
|---|---|---|
| Kullanım amacı | Ön teklif, bilgi amaçlı | Resmi satış ve gümrük işlemi |
| Hazırlama zamanı | Sipariş öncesi | Yükleme ve sevkiyat sonrası |
| Bağlayıcılık durumu | Bağlayıcı değil | Hukuken bağlayıcı |
| Fatura numarası | Opsiyonel | Zorunlu |
| Gümrük işlemlerinde kullanımı | Çoğu zaman geçerli değil | Zorunlu |
| Muhasebe kaydı | Yapılmaz | Yapılır |
| Ödeme süreci | Teklif aşaması için kullanılabilir | Asıl ödeme belgesi |
4. Hangi Aşamada Hangi Belge Kullanılır?
✅ Müşteriyle ilk iletişim → Proforma Invoice
✅ Alıcı teklif ve şartları onayladıktan sonra → Sipariş açılır
✅ Yükleme aşaması → Commercial Invoice hazırlanır ve mallarla birlikte gönderilir
5. Neden Karıştırılır?
Çünkü genellikle Proforma Fatura da fiyat ve ürün detayları içerir, ama önemli fark şudur:
→ Proforma’da mal gönderimi YOK
→ Commercial’da fiili satış ve mal gönderimi vardır
🎯 Proforma “niyet”tir.
Commercial “gerçekleşmiş satış”tır.
6. Sık Yapılan Hatalar
❌ Proforma Invoice ile gümrük işlemine kalkışmak
❌ Commercial Invoice’de fatura numarası veya tarih unutmak
❌ İki belgeyi farklı içeriklerle hazırlayıp çelişki oluşturmak
❌ Teslim şartlarını eksik yazmak (EXW, FOB, CIF vs.)
❌ Para birimini belirtmeden Proforma göndermek → müşteri yanlış ödeme yapar
7. Doğru Kullanım İçin İpuçları
✔️ Proforma Invoice → başında “This is not a VAT Invoice” veya “For reference only” ibaresi yazın
✔️ Commercial Invoice → yükleme tarihinden en geç bir gün önce hazır olmalı
✔️ Her iki belgede de ürün tanımı net ve aynı olmalı
✔️ Teslim ve ödeme şekli mutlaka belirtilmeli
✔️ Fatura ve Packing List içerikleri tutarlı olmalı
✔️ Gümrük müşavirinizle uyumlu hazırlayın
Sonuç
✅ Proforma Invoice → Müşteriyle fiyat ve şartlar üzerinde anlaşma aşamasında kullanılır
✅ Commercial Invoice → Satış gerçekleştikten sonra resmi ve bağlayıcı olarak kullanılır
İyi hazırlanan ve doğru aşamada kullanılan faturalar:
✅ Süreci hızlandırır
✅ Gümrükte sorun çıkarmaz
✅ Ödeme sürecini netleştirir
Unutmayın:
Faturanın zamanlaması ve içeriği, ihracatta profesyonelliğinizi gösterir.
Kaynaklar:
- ICC – Commercial & Proforma Invoice Guidelines
- T.C. Ticaret Bakanlığı – İhracat Belge Rehberi
- Gümrük ve Dış Ticaret Mevzuatı
- MK Export saha uygulama deneyimleri
